Hotline.
0942 060 925
Một văn phòng đẹp không chỉ nằm ở màu sơn hay kiểu nội thất mà còn phụ thuộc vào cách bố trí văn phòng làm việc. Khi bàn ghế, lối đi, khu tiếp khách và thiết bị được sắp xếp hợp lý, không gian sẽ thông thoáng hơn, dễ sử dụng và thuận tiện cho việc phối hợp giữa các bộ phận.
Sau khi chuyển đến văn phòng mới, việc đầu tiên không phải là đưa toàn bộ bàn ghế vào vị trí bất kỳ. Nên kiểm tra lại mặt bằng, xác định các khu chức năng và phân loại đồ đạc trước để tránh phải di chuyển nhiều lần.
Trước khi sắp xếp văn phòng, hãy kiểm tra những yếu tố cố định như cửa ra vào, cửa sổ, cột, vách ngăn, ổ điện, điểm mạng, điều hòa và các lối tiếp cận. Đây là những vị trí ảnh hưởng trực tiếp đến cách bố trí nội thất.
Nếu có sơ đồ mặt bằng, doanh nghiệp nên đánh dấu trước khu vực đặt bàn nhân viên, phòng họp, lễ tân, tủ hồ sơ và các thiết bị dùng chung. Với văn phòng nhỏ, việc xác định layout từ đầu càng quan trọng vì chỉ cần đặt sai một khu vực cũng có thể làm mất nhiều diện tích sử dụng.
Đồ đạc sau khi chuyển đến nên được chia thành từng nhóm thay vì mở và sắp xếp toàn bộ cùng lúc. Có thể phân loại:
Cách này giúp quá trình setup văn phòng có thứ tự và tránh tình trạng tủ hồ sơ, thùng giấy hoặc thiết bị tạm thời chiếm mất khu vực làm việc chính.
Khu vực nhân viên thường chiếm phần lớn diện tích văn phòng nên cần được ưu tiên khi xây dựng layout. Mục tiêu là tạo được không gian làm việc đủ thoải mái nhưng vẫn thuận tiện khi trao đổi, di chuyển và mở rộng về sau.
Một cách bố trí bàn làm việc phổ biến là sắp xếp nhân viên cùng bộ phận ngồi gần nhau. Các nhóm thường xuyên phối hợp cũng có thể đặt ở vị trí tương đối gần để giảm thời gian di chuyển.
Chẳng hạn, bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng hoặc vận hành thường cần trao đổi liên tục thì nên có khu vực thuận tiện kết nối. Ngược lại, những vị trí yêu cầu tập trung cao có thể bố trí xa khu vực thường xuyên có người qua lại.
Với văn phòng diện tích nhỏ, bàn module hoặc bàn làm việc dạng cụm thường giúp tận dụng mặt bằng tốt hơn so với việc chia quá nhiều khu vực riêng biệt.
Một không gian làm việc thuận tiện cần có các tuyến di chuyển rõ ràng. Không nên đặt bàn, tủ hoặc máy in chắn cửa ra vào hay cắt ngang lối đi chính.
Các khu vực thường xuyên sử dụng như phòng họp, máy in, pantry hoặc khu tiếp khách cũng cần được tính toán sao cho nhân viên có thể tiếp cận mà không ảnh hưởng đến người đang làm việc.
Thay vì tận dụng kín từng mét vuông, nên chừa một phần khoảng trống để việc di chuyển, vệ sinh và thay đổi layout sau này dễ dàng hơn. Đây cũng là cách tối ưu diện tích văn phòng theo hướng thực tế, thay vì chỉ tối đa số lượng bàn ghế.
Ánh sáng có ảnh hưởng rõ đến trải nghiệm làm việc hàng ngày. Nếu có cửa sổ, nên tận dụng ánh sáng tự nhiên nhưng tránh để ánh nắng chiếu trực tiếp vào màn hình hoặc tạo hiện tượng chói.
Vị trí bàn cũng cần tính đến hệ thống đèn trần, điều hòa và rèm cửa. Với những khu vực dùng máy tính liên tục, ánh sáng nên phân bố tương đối đồng đều để nhân viên dễ quan sát và hạn chế cảm giác mỏi mắt.
Xem thêm Danh sách vật dụng dễ hư hỏng khi chuyển nhà và cách đóng gói hiệu quả
Sau khi hoàn thiện khu làm việc chính, doanh nghiệp có thể phân chia các khu vực hỗ trợ theo tần suất sử dụng và mức độ riêng tư. Cách phân khu hợp lý giúp văn phòng vừa có tính chuyên nghiệp vừa không tạo cảm giác chật chội.
Khu lễ tân thường nên đặt gần cửa ra vào để khách dễ nhận biết và nhân viên có thể tiếp nhận thông tin nhanh chóng. Nếu diện tích hạn chế, chỉ cần một quầy nhỏ kết hợp ghế chờ và bảng nhận diện doanh nghiệp.
Khu tiếp khách không nên nằm quá sâu bên trong khu làm việc vì khách phải đi xuyên qua không gian nội bộ. Ngoài yếu tố thẩm mỹ, vị trí này còn liên quan đến sự riêng tư của nhân viên.
Phòng họp nên được bố trí ở vị trí dễ tiếp cận từ khu lễ tân và các phòng ban. Bàn họp cần có đủ khoảng trống xung quanh để kéo ghế và di chuyển thuận tiện.
Đồng thời, nên kiểm tra trước vị trí của màn hình, máy chiếu, ổ cắm và đường mạng. Một lỗi khá phổ biến sau khi chuyển văn phòng là nội thất đã đặt cố định nhưng ổ điện hoặc điểm kết nối lại nằm quá xa vị trí sử dụng.
Nếu doanh nghiệp có diện tích nhỏ, có thể sử dụng một khu vực đa năng vừa làm phòng họp, vừa phục vụ trao đổi nhóm khi cần.
Tủ hồ sơ nên được đặt sát tường hoặc tại khu lưu trữ riêng để không chiếm lối đi. Những tài liệu sử dụng thường xuyên có thể đặt ở vị trí dễ tiếp cận, trong khi hồ sơ ít sử dụng nên được phân loại và lưu ở khu riêng.
Với thiết bị dùng chung như máy in, máy scan hay photocopy, nên chọn vị trí trung tâm để nhiều bộ phận có thể sử dụng thuận tiện. Tuy nhiên, không nên đặt máy móc ngay cạnh khu vực cần yên tĩnh vì tiếng ồn và việc đi lại có thể ảnh hưởng đến người làm việc.
Sau khi hoàn tất quá trình vận chuyển, việc tháo lắp và đưa bàn ghế, tủ, kệ, thiết bị về đúng vị trí cũng cần được tổ chức hợp lý. Tân Long Sơn hiện cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng với các công việc từ tháo lắp, đóng gói, vận chuyển đến sắp xếp lại đồ đạc tại văn phòng mới.
Việc kết hợp vận chuyển và lắp đặt giúp doanh nghiệp giảm số lần phải điều phối nhiều đơn vị khác nhau. Với văn phòng có nhiều phòng ban, đồ đạc có thể được phân loại và bố trí theo từng khu vực để quá trình setup diễn ra thuận tiện hơn.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể chủ động thống nhất trước sơ đồ vị trí bàn ghế, tủ tài liệu và thiết bị để đội ngũ vận chuyển dễ dàng thực hiện theo đúng layout. Cách chuẩn bị này giúp rút ngắn thời gian sắp xếp và hạn chế việc phải di chuyển lại sau khi hoàn tất.
Việc tháo lắp và sắp xếp lại hàng chục, hàng trăm bộ bàn ghế, tủ kệ chưa bao giờ là công việc dễ dàng đối với nhân viên khối văn phòng. Để đảm bảo thiết kế không gian văn phòng được hiện thực hóa một cách hoàn hảo nhất, việc tìm đến các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp là một khoản đầu tư thông minh.
Với dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Tân Long Sơn, chúng tôi không chỉ dừng lại ở việc đóng gói và chở đồ đạc đến nơi mới. Đội ngũ nhân viên kỹ thuật lành nghề của Tân Long Sơn sẽ phối hợp chặt chẽ với người đại diện của doanh nghiệp, căn cứ vào sơ đồ mặt bằng để bốc xếp, lắp ráp và định vị chính xác từng cụm bàn làm việc, tủ hồ sơ, máy móc thiết bị đúng như ý đồ thiết kế ban đầu.
Thông tin liên hệ
Tân Long Sơn - Chuyển nhà nhẹ tênh, an tâm trọn vẹn
